Maak een afspraak

Eindejaarsdrukte: met deze time management tips ga je relaxt de feestdagen in

9 november 2017 Tanja Kirkels

Het einde van het jaar nadert en iedereen is druk in de weer om alle werkzaamheden af te krijgen, budgetten op te maken en nieuwe marketingplannen op te stellen. Jij hebt, net als ieder ander, een overvolle agenda en als je een beetje pech hebt dan wil iedereen last minute ook nog iets van je. Het gevolg: je gaat gestrest en uitgeput de feestdagen in, waarvoor je ook nog allemaal dingen moet regelen. Hoe kun je nu omgaan met de (eindejaars)drukte op het werk en relaxt de feestdagen starten? Als projectmanager bij Isatis Online Results moet ik hier zelf ook altijd voor waken en krijg ik regelmatig van marketingcollega’s de vraag hoe hiermee om te gaan. Deze 5 time management tips geef ik altijd aan mijn collega’s en vandaag deel ik ze ook met jou.

Tip 1: Beschrijf de eerstvolgende actie

Je kent het vast wel: taken op je takenlijstje waar je op de een of andere manier niet aan begint. Jaarplan opstellen, facturatie van 2017 kloppend maken, begroting voor volgend jaar maken en meer van dit soort ‘taakjes’. De reden waarom mensen vaak moeite hebben om aan dit soort taken te beginnen, is omdat de taakomschrijving zo breed, vaag of allesomvattend is, waardoor je geen idee hebt waar je eigenlijk moet beginnen. Dus je begint niet! Hoe kun je er nu voor zorgen dat je wél aan deze grote taken begint? De oplossing is simpel! Beschrijf de eerste, kleine actie die je moet doen om deze grote taak tot een goed einde te volbrengen.

Bijvoorbeeld: het maken van een jaarplan start met het opvragen van de data van het afgelopen jaar bij je collega. Dus je taak op je takenlijst ziet er als volgt uit: jaarplan maken – vraag data 2016 op bij Hans. Om te starten met het kloppend maken van de facturatie moet je bijvoorbeeld eerst starten met het uitdraaien van alle openstaande posten. De taak op je lijstje wordt dan: facturatie kloppend maken – maak uitdraai van openstaande posten.

Het effect van het beschrijven van de eerstvolgende, kleine actie is dat de drempel om deze actie uit te voeren weg is. Het kost nauwelijks moeite om een uitdraai te maken of even naar je collega te lopen om iets te vragen. Zodra je deze taak volbracht hebt, is het uitvoeren van de ‘grote taak’ begonnen en kun je door middel van de volgende kleine taken het hele project stap voor stap volbrengen.

Tip 2: Plan ruimte in

Werkzaamheden plannen helpt over het algemeen bij het verkrijgen van overzicht en zorgt ervoor dat je de taken op tijd af hebt. Maar je kunt ook te enthousiast plannen waardoor je agenda helemaal vol zit met taken en er geen ruimte is voor extra, ad hoc taken. Deze extra werkzaamheden komen uiteraard altijd op het moment waarop jij het druk hebt. De oplossing: plan ruimte in je agenda in voor die ad hoc zaken. Zorg ervoor dat je elke dag 1 of 2 uur vrijhoudt voor taken die niet gepland staan. Wees niet bang dat je niets te doen hebt in die tijd. Er komen altijd wel mailtjes, telefoontjes of spoedvragen tussendoor. Voor deze taken heb je dan opeens ruimte zonder dat andere taken in gevaar komen. Deze ruimte geeft je ook rust. Je weet dat je een spoedvraag op kan pakken of dat het niet erg is als een taak een keer wat langer duurt. Deze wetenschap zorgt ervoor dat je op een ontspannen manier kunt omgaan met werkdruk.

Tip 3: Houd controle

Iedereen heeft het wel eens: je legt een vraag bij een collega neer en je krijgt geen antwoord totdat de klant jou belt om te vragen waar het antwoord blijft. Je gaat snel naar je collega die vervolgens moet bekennen de vraag te zijn vergeten. Misschien ben je geïrriteerd omdat je collega die vraag niet beantwoord heeft, maar misschien is het ook goed om naar je eigen rol hierin te kijken. Wist je nog dat je de vraag bij de collega had neergelegd? Heb je navraag gedaan of hij of zij de vraag kan beantwoorden en weet de persoon wanneer je het antwoord nodig hebt? Dit soort vervelende situaties zijn eenvoudig te voorkomen met een zogenaamd ‘wachten op’ lijstje. Naast een lijstje met werkzaamheden die je uitvoert, houd je bij welke vragen en verzoeken je uitzet en van wie en wanneer je antwoord nodig hebt. In mijn lijstje staat bijvoorbeeld: data van interne campagne – Gerardo – woensdag. Op dinsdag zal ik Gerardo eraan herinneren dat ik de volgende dag de data nodig heb zodat ik verder kan met een analyse. Zo weet ik zeker dat ik het antwoord op tijd krijg. Door alle uitstaande verzoeken in een paar steekwoorden op te schrijven, houd ik overzicht over vragen die ik uitgezet heb. Dit geeft mij controle en zo kan ik ervoor zorgen dat ik mijn beloftes bij anderen na kan komen.

Tip 4: Zet je mailbox uit

De mailbox afsluiten is voor veel mensen iets ‘engs’, want stel je voor dat je iets mist! Dat je een e-mail niet direct ziet als deze binnenkomt. Dat je niet de eerste bent die reageert op een vraag. Of erger nog, dat iemand 2 uur moet wachten voordat hij of zij antwoord krijgt. Veel mensen zijn enorm gefocust op de mailbox en laten hun werkdag bepalen door wat de mailbox zegt dat je moet doen. De hele dag worden er nieuwe mailtjes afgehandeld terwijl het ‘echte’ (vaak leukere) werk blijft liggen.

Mijn tip: zet de mailbox eens uit! Al is het maar voor één uurtje. Het zorgt ervoor dat je niet steeds afgeleid wordt door binnenkomende mails en je je echt kunt richten op de taak die jouw aandacht en concentratie verdient. Je gaat merken dat je, op den duur, meer rust ervaart tijdens het werk. En als je dit spannend vindt, schakel dan eerst de pop-ups uit zodat je niet iedere keer te zien krijgt welke mail binnenkomt (en je in de verleiding komt om deze mail direct te beantwoorden). Start rustig met afkicken van de mailbox en je zult zien dat het je rust geeft. Uiteindelijk ben jíj weer diegene die bepaalt wat je gaat doen in plaats van je mailbox.

Tip 5: Durf “nee” te zeggen

Als je weer de baas bent over je mailbox, dan kun je het volgende ‘gevecht’ aangaan: “nee” zeggen tegen collega’s, managers en klanten. Voor sommigen is geen “nee” durven zeggen een oorzaak van veel frustraties, stress of zelfs van een burn-out. Veel mensen vinden dat je geen “nee” kunt zeggen of ze zijn bang wat er gebeurt als je “nee” zegt. “Nee” zeggen kan op veel verschillende manieren. “Nee” betekent namelijk niet automatisch “nooit”. Meestal betekent het dat je een taak niet kunt doen op dat moment of voor een bepaalde tijd. Soms betekent het dat je de taak niet kunt doen, omdat je specifieke kennis of vaardigheden niet hebt. Laat iemand tegen wie je “nee” zegt dan ook niet alleen achter met de “nee”, maar geeft hem of haar ook een “ja” erbij.

Twee voorbeelden: - “Nee, ik kan deze taak vandaag niet uitvoeren, omdat ik geen tijd heb. Ik heb donderdag wel tijd, dus dan pak ik het graag voor je op.” - “Nee, ik kan dit niet voor je uitvoeren, want ik weet niet hoe dit moet. Maar mijn collega heeft er wel ervaring mee, misschien kan hij je wel helpen.” In het geval van drukte waarbij een spoedopdracht uitgevoerd moet worden is ruilen altijd een goede optie. Vraag of diegene met de spoedopdracht ervoor kan zorg dat het werk wat jij op de planning hebt staan, uitgevoerd kan worden door iemand anders zodat jij tijd hebt voor de spoedopdracht. Onthoud dus dat “nee” meestal een “niet nu” betekent, maar dat er voldoende alternatieven zijn om iemand wel te helpen zodat het niet ten koste gaat van je eigen planning en verantwoordelijkheden.

Ik hoop dat je met deze tips meer controle krijgt over je projecten en in een drukke periode meer rust hebt om je volledig te storten op de belangrijke zaken als het kerstdiner, sinterklaascadeaus of de vakantievoorbereidingen ;).

Gerelateerde blogs